INTRODUÇÃO
A utilização pela Casa de Repouso e Tratamentos da Luz, Lda da informação disponível no âmbito da sua actividade deverá ter sempre presente as disposições legais em vigor em território Português, nas quais assenta o do Regulamento Geral de Proteção de Dados (EU)2016/679 do P. E. e do Conselho de 27 de abril (RGPD), adiante designada por RGPD, da Clínica da Luz. A RGPD regula e monitoriza a utilização de informação pelos processos de negócio, internos e da Clínica da Luz.
 

1.“NECESSIDADE DE CONHECIMENTO” no que respeita à utilização interna e externa de dados, sempre em consonância com as disposições legais aplicáveis. É neste contexto que a CLINICA DA LUZ , neste código denominadas por “PPD”, elaborou a sua Politica de Protecção de Dados aplicável a todos quantos colaboram com a CLINICA DA LUZ.
 

2. OBJECTIVO E ÂMBITO
2.1. O objectivo deste documento é o de estabelecer e manter um determinado nível de protecção de dados que:
– Esteja de acordo com as disposições legais aplicáveis sobre protecção de dados;
– Esteja de acordo com as necessidades dos clientes, parceiros e dos colaboradores;
– Permita realizar os processos de forma eficaz;
– Permita à Clínica da Luz manter uma imagem externa positiva no mercado.
2.2. A protecção de dados é uma função central pelo que será nomeado um Responsável da Protecção de Dados, adiante designado por “RPD” que deverá reportar ao direção, pelo menos uma vez por ano, o desenvolvimento das actividades realizadas no âmbito da RGPD.

 

3. REGRAS E PROCEDIMENTOS
3.1. Todos os colaboradores ou unidades da empresa que utilizem dados pessoais são individualmente responsáveis pelo cumprimento das disposições legais e regulamentares aplicáveis.
3.2. Os membros da Direcção, além de estarem obrigados ao cumprimento das regras e procedimentos relativos à RGPD, têm a incumbência de implementar estruturas e garantir recursos adequados ao bom funcionamento da RGPD.
3.3. Os Responsáveis de Área deverão garantir que os processos da sua actividade na sua área estão de acordo com a RGPD.
3.4. Os colaboradores têm a obrigação de garantir a confidencialidade dos dados como parte indissociável das suas funções previstas no contrato de trabalho. Deverão também proceder em conformidade com toda a informação e formação recebida e cumprir todas as orientações definidas na RGPD. O não cumprimento destas obrigações podem ter consequências disciplinares, e todas as falhas no âmbito da RGPD devem ser reportadas ao RPD.
3.5. Consideram-se colaboradores, para efeitos da Política de Protecção de Dados, os que tenham com a Clínica da Luz uma relação de trabalho, estágio, prestação de serviço ou outra equiparável, conforme o disposto no Artigo 1º, número 2 do Código de Conduta da CLINICA DA LUZ .
3.6. Ao RPD incumbe zelar pelo cumprimento da regulamentação de protecção de dados, através do fornecimento de informação a todos os colaboradores da empresa neste domínio.
3.7. O RPD será também responsável pela identificação de riscos e proposta de oportunidades de melhoria relacionadas com a RGPD.
3.8. Mediante aprovação da direção, o RPD pode, no âmbito das suas funções, determinar a implementação de medidas RGPD em qualquer área da companhia, devendo para este fim, dispor de controlos e acessos adequados.
 

4. DEFINIÇÃO DE DADOS PESSOAIS
Consideram-se dados pessoais toda a informação, de qualquer natureza e independentemente do suporte em que se encontre armazenada, relativa a características pessoais ou circunstâncias materiais de uma pessoa singular ou identificável (a titular dos dados), nomeadamente mas não limitada à morada, número da apólice, informação actuarial, cópias e números: cartão de cidadão, carões de seguros saúde, serviços sociais e outros detalhes como estado de saúde, tratamentos, terapias.
 

5. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
5.1. Por tratamento de dados pessoais entende-se qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, efectuadas com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição.
5.2. A informação pessoal deverá ser recolhida, processada e utilizada: – Na base de uma relação contratual e confidencial com a pessoa em causa; – Com o consentimento por escrito das pessoas implicadas; – Com o detalhe que é legalmente possível ou requerido.
5.3. Todos os procedimentos para tratamento de dados pessoais deverão cumprir os requisitos impostos pelas normas aplicáveis.
5.4. Qualquer alteração ao método de recolha e tratamento de dados pessoais deverá ser comunicado ao RPD para verificar a sua viabilidade e conformidade com as normas aplicáveis.
5.5. A recolha de dados deverá ser efectuada para finalidades determinadas e estar limitada à informação necessária para o processo de negócio em causa, não podendo incidir, a não ser com o consentimento prévio do titular dos dados, sobre dados pessoais referentes a convicções filosóficas ou políticas, filiação partidária e sindical, fé religiosa, vida privada, origem racial ou étnica, saúde ou vida sexual.
5.6. Os dados pessoais recolhidos deverão ser exactos e deverão ser actualizados se necessário, devendo ser tomadas as medidas adequadas para que sejam apagados ou rectificados os dados inexactos e incompletos.
5.7. Dentro do possível e quando for considerado vantajoso a informação deverá ser anónima e podem ser utilizados pseudónimos.
5.8. Em caso de transferência de informação pessoal e/ou dos respectivos suportes deverão ser tomadas medidas especiais de segurança.
 

6. APAGAR E “CONGELAR” INFORMAÇÃO
6.1. Quando os dados não forem necessários para um determinado propósito, ou quando os fins que motivaram o seu armazenamento tiverem sido cumpridos, a informação deve ser apagada.
6.2. No caso de ser necessário reter os dados por um determinado período de tempo a informação deverá ser “congelada”.
6.3. Neste último caso, o acesso a informação “congelada” carece de autorização específica do Conselho Executivo, ouvido o RPD.
 

7. PROCESSAMENTO DE INFORMAÇÃO PESSOAL PELA CLINICA DA LUZ
O processamento de dados pessoais por outra companhias apenas será possível mediante autorização das pessoas implicadas.
 

8. DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS A CLINICA DA LUZ deverá estabelecer procedimentos que visam proteger os direitos dos titulares dos dados no que se refere a:
– Conformidade com o objectivo específico da recolha dos dados, ou seja, os dados pessoais não podem ser utilizados para fins diferentes dos que motivaram a sua recolha, e dos quais o titular dos dados foi devidamente informado;
– Fornecimento da informação ao titular dos dados sobre o armazenamento dos seus dados, sobre o respectivo conteúdo e sobre o seu direito à consulta e correcção da informação;
– Rectificação, eliminação ou bloqueio de dados, e a sua notificação, caso possível, aos terceiros que hajam tido conhecimento desses dados;
– Oposição, sempre com fundamento em razões ponderosas e legítimas relacionadas com a sua situação particular, ao tratamento dos dados de que seja titular; – Notificação quando a informação é armazenada pela primeira vez por outro método distinto do original;
– Não utilização de dados pessoais para fins de publicidade, marketing directo ou qualquer outra forma de prospecção comercial, bem como a sua não comunicação a terceiros para os mesmos fins, salvo com o consentimento prévio do titular dos dados.
 

9. GESTÃO DE DADOS DOS COLABORADORES
9.1. Os dados pessoais dos colaboradores serão tratados de acordo com a política de protecção de dados, levando em consideração os direitos e os requisitos operacionais da companhia.
9.2. Os dados pessoais dos colaboradores são tratados exclusivamente no âmbito dos contratos de trabalho. A Clínica da Luz pode transferir esses dados para unidades. Essa transferência estará sempre dependente da aprovação da direção, ouvido o RPD, e do conhecimento do colaborador.
9.3. O tratamento de dados pessoais do colaborador no âmbito de uma relação de negócio tem subjacente o mesmo procedimento de tratamento de dados que um cliente normal.
9.4. O acesso a esta informação deverá estar regulamentado no acordo da empresa.
 

10. DIVULGAÇÃO E CONTRATUALIZAÇÃO
 

10.1. A RGPD será divulgada no website da empresa.
10.2. A obrigação de confidencialidade por parte dos colaboradores da Clínica da Luz, relativamente aos dados pessoais a que tiverem acesso por força das suas funções, deve constar dos contratos de trabalho e de mediação de seguros, mantendo-se em qualquer caso em vigor mesmo após o termo das respectivas funções ao serviço da CASA DE REPOUSO E TRATAMENTOS DA LUZ .
 

11. INFORMAÇÃO E FORMAÇÃO RGPD
Deverá a ser disponibilizada informação e formação adequadas sobre a RGPD a todos os colaboradores.
 

12. DISPONIBILIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS A TERCEIROS
12.1. Os dados pessoais só podem ser disponibilizados a entidades externas quando tal se encontre especificamente previsto na Lei, ou por consentimento expresso do titular dos dados.
12.2. Antes de ser fornecida qualquer informação por telefone deverá ser realizada uma adequada identificação do requerente da informação mediante contraste de dados pessoais específicos.
12.3. O requerente deve ser previamente informado de que as informações solicitadas para efeito de contraste configuram uma medida de protecção dos seus próprios dados pessoais.
12.4. O fornecimento de dados pessoais a cônjuges ou legalmente equiparados das pessoas cujos dados pessoais são recolhidos seguirá as mesmas regras que a prestação de informação a terceiros.
12.5. Em caso de exigência de dados pessoais por auditores ou autoridades externas, o seu fornecimento será limitado ao estritamente necessário para que essas entidades possam executar adequadamente as tarefas e funções que por via da lei ou de contrato lhes estão cometidas.
12.6. No caso de dúvida sobre direitos de acesso a informação, o RPD deverá ser consultado.
 

13. PRESTADORES EXTERNOS DE SERVIÇOS
Os contratos com prestadores externos deverão incluir exigências específicas adequadas em matéria de RGPD.
 

14. PROTECÇÃO DE DADOS E MEDIDAS DE SEGURANÇA
14.1. Deverão ser implementadas medidas que visem uma adequada política de protecção de dados evitando a sua divulgação indevida, acidental ou intencional.
14.2. Os dados deverão ser classificados de acordo com o seu nível de confidencialidade.
14.3.O rigor das medidas de protecção deve ser proporcional ao nível de confidencialidade dos dados a proteger.
 

15. DÚVIDAS
15.1. No caso de dúvida sobre direitos de acesso a informação, sobre exigências específicas a impor a terceiros ou outras que respeitem à RGPD, o RPD deverá ser consultado, e, sempre que for caso disso, recorrerá aos Serviços Jurídicos para obter o enquadramento jurídico das respectivas decisões.
15.2. O RPD reporta semestralmente direção os casos em que foi ouvido e as orientações que sobre tais casos forneceu.
15.3. O RPD informa imediatamente o direção sempre que a sua intervenção, tendo sido requerida, possa interferir no normal funcionamento dos serviços.